Praktijk

Drentse corporaties besparen geld met inkoopsamenwerking

Sinds 2014 zoeken vijf Drentse woningcorporaties samenwerking in inkoop en contractbeheer. ‘Driejarige contracten leveren een besparing op van anderhalf miljoen euro op liftonderhoud en -keuring, rioolontstopping en onderhoud van automatische deuren’, verwacht Jan van der Giezen, inkoopadviseur bij Lefier in Drenthe. ‘Bovendien kunnen we onze huurders door deze samenwerking betere service bieden.’

Hoe is jullie samenwerking begonnen?
‘Bij Lefier waren we al bezig met het bundelen van onze inkoop. Toen ontstond het idee: dat kunnen we vast ook samen met andere corporaties doen. Ik ben eens gaan praten met collega corporaties in de regio Drenthe. Niet iedereen was gelijk overtuigd maar we hebben het gezamenlijk wel een kans gegeven. We zijn klein begonnen met liftonderhoud omdat er toevallig wat contracten in dezelfde periode afliepen en we niet heel tevreden waren over de geleverde service. Dat hebben we uitgebreid naar automatische deuren en rioolontstopping. Nu staan energielabelling, legionellabeheer en asbestsanering op ons wensenlijstje.’

Wat zijn uw tips voor andere corporaties die willen gaan samenwerken?
‘Ten eerste: hou het simpel en begin gewoon. We hebben maar één afspraak: als je meedoet met een gezamenlijk contract stap je niet halverwege uit. Ten tweede: maak het aantal deelnemers niet te groot. Je gezamenlijke belang wordt dan te groot voor kleinere leveranciers om mee te kunnen dingen naar een contract. En tot slot: vraag je inhoudelijke collega’s wat zij zien als voordeel van een specifieke samenwerking en wat je kunt doen om een contract te verbeteren. Mijn ervaring is dat mensen door hun betrokkenheid de voordelen er vanzelf van gaan zien. Zo creëer je er intern draagvlak voor.’

Welke voordelen ervaart u van inkoopsamenwerking?
‘Behalve dat je een scherpere prijs maakt, kun je betere en eenduidige contactvoorwaarden en garanties bedingen omdat je samen een groter belang bij de leverancier vertegenwoordigt. Wij zijn daarin als opdrachtgever bepalend en niet de leveranciers. En onderling leren we als corporaties van elkaar. We bespreken onze verschillen in aanpak, wegen de voor- en nadelen af en proberen vandaaruit tot een gemeenschappelijke aanpak te komen. Een klein nadeel is dat het proces om tot een contract te komen soms wat stroperig is.’

Wat merken huurders van jullie samenwerking?
‘Zij krijgen een betere service. We kunnen scherpere afspraken maken met leveranciers, bijvoorbeeld over reactietijd als er iets kapot is. En uiteindelijk besparen we natuurlijk geld, dus dat betekent weer iets minder druk op de noodzaak tot huurverhoging.’

In Drenthe werken vijf corporaties samen: Lefier, Actium, Domesta, Woonconcept en Woonservice. Wilt u meer weten over de samenwerking? Mail naar Jan van der Giezen: j.vandergiezen@lefier.nl.