Praktijk

Vivare positief over eerste ervaringen met RGS

Is uw corporatie op zoek naar een systeem waarmee u financiële rapportages eenvoudiger en eenduidiger kunt aanleveren bij toezichthouders? En waarmee u zich beter kunt vergelijken met andere corporaties? Peter Aalbers (medewerker Planning en Control) en Theo Stinesen (medewerker Kwaliteit en Rapportage), werkzaam bij woningcorporatie Vivare, vertellen over hun ervaringen met het Referentie GrootboekSchema (RGS).

Wat zijn je eerste ervaringen van werken met RGS?
Sinds 1 januari zijn we bij Vivare overgestapt naar een nieuw systeem waarin bijna al onze bedrijfsprocessen samenkomen. Bij het inrichten van dit systeem, Fit4Woco genaamd, hebben we de implementatie van het standaard Referentie GrootboekSchema (RGS) meteen meegenomen. Deze combinatie was ideaal omdat we daardoor voor livegang bijvoorbeeld eerst nog onze automatische boekingen konden testen.

Onze ervaring met het gebruik van RGS is dus nog maar kort, maar we zien wel de voordelen ervan. Zo sluit het grootboekschema aan bij onze activiteiten. En we hebben in het nieuwe systeem onze eigen onderverdeling gemaakt binnen het grootboekschema, zodat we controle blijven houden op onderdelen die wij belangrijk vinden.

De voordelen voor de toekomst vinden we nog interessanter. Het grootste voordeel is dat het uitwisselen van gegevens met het gebruik van een standaard grootboekschema veel efficiënter wordt. Zo kunnen we financiële rapportages eenvoudiger en eenduidiger aanleveren bij toezichthouders en we kunnen ons beter vergelijken met andere corporaties (in een benchmark).  Daarom hebben we nu al besloten het standaard grootboekschema te implementeren in onze bedrijfsprocessen.

 

Het grootste voordeel is dat het uitwisselen van gegevens met het gebruik van een standaard grootboekschema veel efficiënter wordt

 

Hoe heb je de implementatie van RGS aangepakt?
Via de RGS-bijeenkomsten van Aedes hebben we informatie verzameld over de technische aspecten en vervolgens hebben we het oude rekeningschema vertaald naar het standaard RGS. Om de organisatie al kennis te laten maken met het nieuwe rekeningschema hebben we daarna, in augustus vorig jaar, de begroting 2019 op basis van het nieuwe rekeningschema opgesteld.

Verder hebben we onze inkoopdiensten gekoppeld aan het nieuwe rekeningschema en in Fit4Woco opgenomen als een vooraf ingestelde catalogus. Dat maakt het voor de interne gebruiker veel gemakkelijker omdat grootboekrekeningen automatisch worden gekoppeld aan inkopen. De interne gebruiker hoeft deze alleen nog te controleren in plaats van zelf in te voeren.

Tot slot hebben we al onze automatische financiële boekingen omgezet naar het nieuwe RGS. Daarmee hebben we het RGS volledig opgenomen in Fit4Woco en dus in onze bedrijfsprocessen.

Heb je tips voor anderen die met RGS willen gaan werken?
Zorg ervoor dat je tijdig begint en het management meeneemt in de stappen die je zet en de voordelen die het biedt. Wij hebben de organisatie meegenomen tijdens het begrotingsproces en hebben de gelegenheid gegrepen in de overgang naar een nieuw systeem voor bijna al onze bedrijfsprocessen. Dat helpt enorm. De rest van de organisatie volgt dan vanzelf. Daarnaast is een goede samenwerking met de ICT-leverancier van belang voor de technische aspecten van (automatische) financiële boekingen en aanpassingen van het systeem waarin de bedrijfsprocessen verwerkt worden.