Nieuws

AVG op de kaart met interne communicatie

25 mei is al snel. Vanaf die datum gelden de strenge privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waarmee alle woningcorporaties te maken hebben. Communicatieadviseur Myrthe Bezemer vertelt hoe ze bij woningcorporatie Woonbedrijf in Eindhoven met interne communicatie voor elkaar krijgen dat privacy als onderwerp steeds meer leeft in de organisatie.

De AVG heeft grote gevolgen voor een woningcorporatie. Waar begin je met de uitleg hierover?
‘Wij zijn in 2016 begonnen met de interne communicatie over de Meldplicht datalekken. Toen duidelijk werd dat de AVG eraan kwam en welke ingrijpende gevolgen dat zou hebben, zijn we een projectteam Privacy gestart. Eerst heeft de directie een visie op privacy vastgesteld en daarna zijn we langzaam maar zeker de organisatie mee gaan nemen in alle gevolgen. Het project Privacy telt inmiddels 20 deelprojecten waar ook de afdeling Communicatie bij betrokken is.’

Hoe hebben jullie de communicatie inhoudelijk ingericht?
‘Woonbedrijf zet in op een brede bewustwording over privacy en de AVG van die onderdelen die belangrijk zijn voor alle medewerkers. En bij de implementatie van de feitelijke veranderingen zetten we in op gerichte communicatie per doelgroep over de belangrijkste (combinatie van) veranderingen en onderdelen van privacy. Omdat niet alles voor iedereen van belang is.’

Kun je in het kort beschrijven wat Woonbedrijf Eindhoven heeft gedaan om de AVG uit te leggen aan haar medewerkers?
‘We hebben een breed scala aan interne communicatieacties ingericht: 

  • een Woonbedrijf-specifieke infographic, op basis van de AVG Routeplanner van Aedes die beeldend de weg wijst naar 25 mei en die wij gebruiken (vergroot op A0) als praatplaat tijdens het projectteamoverleg
  • zeepkistsessies waarbij deskundige collega’s "op de zeepkist" uitleg geven over de verschillende privacyonderwerpen 
  • berichtgeving via intranet
  • artikel in ons personeelsblad
  • persoonlijke communicatie
  • een teasercampagne met allerlei acties gericht op bewustwording waarbij we collega’s proberen te prikkelen, bijvoorbeeld met filmpjes of iedere week een privacytip op intranet. 

Er komen tot 25 mei nog meer ludieke acties, maar die kunnen we nu nog niet verklappen. Het belangrijkste doel van alle communicatie is om de organisatie bewust te maken van de nieuwe privacyregels.’

Welke tips hebben jullie voor andere woningcorporaties voor een succesvolle interne communicatie over dit onderwerp?
‘Maak het vooral niet moeilijker dan nodig is. Gebruik je gezonde verstand en stel jezelf de vraag hoe jij wilt dat anderen met jouw gegevens omgaan. Geef aan dat je als organisatie goed bezig bent, maar dat we samen een paar extra stappen moeten zetten: breng het positief! Uiteindelijk willen we onze collega’s, klanten en leveranciers kunnen garanderen dat hun persoonsgegevens bij ons veilig zijn.’