Doe mee aan de review van het processenboek

Aedes heeft, samen met CorpoNet, het initiatief genomen om een processenboek voor de corporatiesector te realiseren. In de afgelopen maanden zijn er diverse processen uitgewerkt. Om de kwaliteit te verhogen vragen we corporatiemedewerkers én leveranciers om deze uitwerkingen te reviewen.

Aanleiding

Een goed beschreven proces bespaart tijd en geld. Het helpt om processen efficiënter uit de voeren en beter te digitaliseren. Ook draagt het bij aan betere sturing en vermindering van risico’s. Woningcorporaties hebben niet alle dagelijkse processen beschreven. Daarom zijn Aedes en CorpoNet het project Processenboek gestart. In opdracht van Aedes stellen VVA-informatisering en Squerist een serie referentieprocessen op. Dit doen zij in nauwe samenwerking met corporaties en stakeholders.

Doelen processenboek

De doelen van het processenboek zijn:

  • Verbeteren kwaliteit van de dienstverlening en verlagen van kosten.
  • Inspireren en faciliteren hergebruik van procesoptimalisaties.
  • Eenduidige meting, sturing en verantwoording van processen met referentie-KPI’s.
  • Verbeteren van datakwaliteit en ondersteuning van benchmarking en -learning.
  • Ondersteunen bij de administratieve organisatie en bijdragen aan compliance vereisten.
  • Ondersteunen risicomanagement.
  • Vereenvoudigen automatiseren van corporatieprocessen.
  • Leveren input (informatieobjecten) voor ontwikkeling van standaard koppelvlakken.

Gevraagd: review processenboek

Diverse processen zijn voor het processenboek uitgewerkt tot een conceptversie. En nu vragen we corporatiemedewerkers én leveranciers deze processen te reviewen. Want met uw inbreng kunnen we de kwaliteit van de beschreven processen verbeteren.

De termijn om mee te doen is inmiddels afgelopen, dit was 6 juni 2021. 

Hoe kunt u reviewen?

U kunt één of meerdere processen reviewen. Binnen elk proces heeft u ook de keuze om alleen de onderwerpen te reviewen die u goed begrijpt. Dit kunt u doen door vragen over te slaan die niet voor u relevant zijn.

De enquête is per proces opgesplitst in:

  1. Algemene vragen
  2. Vragen over de procesflow en processtappen
  3. Vragen over de KPI's
  4. Vragen over de risico's
  5. Vragen over de informatieobjecten (en applicatiefuncties)
  6. Afsluitende vragen

Per proces volgt in het schema hieronder een aparte downloadlink en een link naar de enquête. De downloadlinks gaan naar de verschillende procesuitwerkingen. De enquêtelink moet u gebruiken om opmerkingen te verwerken.

Proces

Conceptuitwerking

Reageren
Verhuurmutatie (incl. mutatieonderhoud)

Download ZIP-bestand

Naar de enquête
Inschrijven woningzoekenden

Download ZIP-bestand

Naar de enquête
Servicecomponenten

Download ZIP-bestand

Naar de enquête
Meerjarenonderhoudsbegroting + conditiemeting

Download ZIP-bestand

Naar de enquête
Reparatieonderhoud

Download ZIP-bestand

Naar de enquête
Planmatig onderhoud

Download ZIP-bestand

Naar de enquête


Heeft u veel opmerkingen, dan kunt u ook een tabel in Word invullen, volgens een opgesteld format. Alleen Word-tabellen in het opgestelde format worden geaccepteerd. U kunt deze hier downloaden en per procesketen invullen. Aan het eind van elke enquête krijgt u een mogelijkheid deze te uploaden.

Wilt u meerdere processen reviewen? Dan moet u voor elk proces een apart reactieformulier invullen. Hierdoor kunnen wij uw opmerkingen goed verwerken.

Extra: review van het incassoproces

Het incassoproces is al eerder uitgewerkt in het processenboek en is nu ook in concept beschikbaar op de CORA wiki. Er is een aparte enquête om hierop te reageren.

Proces

Conceptuitwerking

Reageren
Incasso

CORA wiki

Naar de enquête


Heeft u vragen?

Bij vragen over de review kunt u contact opnemen met Allard Dolron van VVA-informatisering via het mailadres: a.dolron@vva-informatisering.nl.

Vervolg

Na de reviewperiode worden de reacties verwerkt in de definitieve documenten die online beschikbaar komen voor de sector. Ook worden de definitieve procesdocumenten verwerkt in de COrporatie Referentie Architectuur (CORA), die voor iedereen gratis toegankelijk is.