Proces

Leidraad Aanbesteden

Een woningcorporatie toont zich een professioneel opdrachtgever door het hanteren van een uniform en transparant aanbestedingsbeleid. Het vormt de basis voor het beheersen van risico’s, het benutten van kansen en het nemen van verantwoordelijkheid voor het resultaat. Woningcorporaties investeren jaarlijks miljarden in nieuwbouw, woningverbetering, ICT en energiemaatregelen. Ze kunnen hun middelen transparant en doelmatig inzetten en een optimale prijs-kwaliteitverhouding realiseren door goed aanbesteden. Hoe je dat precies doet, staat beschreven in de Leidraad Aanbesteden van Aedes.

Het doel van de Leidraad Aanbesteden is het ondersteunen van corporaties bij het ontwikkelen van beleid en het opzetten van concrete aanbestedingen. Corporaties met meer ervaring kunnen de leidraad gebruiken om hun aanpak te toetsen en wellicht een stap verder te brengen. De leidraad geeft duidelijkheid over (on)mogelijkheden, identificeert kansen en risico’s en vertaalt dit naar concrete aanbevelingen.

De belangrijkste stappen voor corporaties die aanbesteden zijn:

Stap 1: Stel een startnotitie op
De startnotitie bestaat uit een combinatie van het aanbestedingsbeleid van de corporatie en projectspecifieke kenmerken. Welke contractvorm past het beste bij het project en hoe kiest u de aannemer? Krijgen marktpartijen een vergoeding voor hun deelname aan de aanbesteding en wat zijn de doorlooptijden? De startnotitie kan prima op twee kantjes. Laat dit document vaststellen door bijvoorbeeld de manager Vastgoed of het bestuur.

Stap 2: Bepaal samenwerkingsvorm, wensen en eisen
Stel om te beginnen een samenwerkingsvorm en  een programma van eisen en wensen vast. Wat zijn de eisen precies? Welke wensen wilt u ingevuld zien? Gaat u werken met geïntegreerde contracten? Begin niet met een project voordat dat helder is. Een hulpmiddel hierbij is de routeplanner opdrachtgeverschap. Het is belangrijk om de vraag vanuit de corporatie scherp te hebben, omdat aannemers steeds meer werk hebben en kritisch naar opdrachten en slagingskans kijken.

Stap 3: Selecteer een partij
Op basis van de wensen en eisen uit vorige fase selecteert u een aantal partijen die u uitnodigt om mee te doen aan de aanbesteding. Kies voor partijen die bij de opdracht passen. Kijk hierbij ook naar partijen die u nog niet kent. 

Stap 4: Gunning
Hou het gunnings-en beoordelingscriterium zo simpel als mogelijk is. Bij 20 gunningscriteria liggen statistisch gezien de totaalscores van partijen dicht bij elkaar. Bij een ingewikkeld beoordelingsmodel kunt u misschien achteraf niet meer uitleggen waarom de ene partij beter is als de ander. 

Stap 5: Verificatie
Het verificatiegesprek is bedoeld om te controleren of de vraag van de corporatie en het aanbod van de markt ECHT goed is begrepen. Pas na het verificatiegesprek zetten partijen een handtekening onder het contract. Hierna is het een stuk lastiger om nog zaken aan te passen.

Stap 6: Evaluatie
Evalueer altijd een aanbesteding met de winnaar en bij voorkeur ook met de overige inschrijvers. Het doel is om interne en externe processen te verbeteren.