Verdieping

‘AVG Routeplanner ondersteunt corporaties bij voorbereiding op privacywetgeving’

Aedes heeft de AVG Routeplanner voor woningcorporaties gepubliceerd. Dit instrument ondersteunt corporaties bij de voorbereiding op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die 25 mei 2018 in werking treedt. De Routeplanner is samen met onderzoeksbureau Privacy Company en enkele corporaties ontwikkeld. Privacy-officer ad interim Koksal Dulkadir van Woonzorg Nederland is een van de corporatiemedewerkers die eraan heeft meegewerkt. ‘De gevolgen van de AVG zijn voor iedere corporatie verschillend. Zo is de ene corporatie al verder dan de andere met de te nemen acties. De AVG Routeplanner helpt goed bij het vaststellen van de relevante privacy-onderwerpen en te nemen maatregelen.’ 

 

Wat doet een privacy-officer bij een woningcorporatie?
'Ik stel het beleid rond privacy op en voer dat mede uit. De ontwikkelingen op dit gebied hebben gevolgen voor allerlei verschillende werkzaamheden van corporaties. Woonzorg Nederland heeft daarom een breed samengestelde projectgroep Privacy ingesteld. Daarin zit ik aan tafel met collega's van verschillende afdelingen, zoals ICT, juridische zaken en Control. Om ervoor te zorgen dat het onderwerp in de hele organisatie gaat leven, publiceert de projectgroep bijvoorbeeld iedere maand een interne privacy-nieuwsbrief. Daarin staat bijvoorbeeld iets over data-lekken. Zo’n lek van persoonsgegevens spreekt erg tot de verbeelding.'

Niet iedere corporatie beschikt over een privacy-officer. Is de AVG Routeplanner ook te gebruiken door andere medewerkers?
‘Natuurlijk. Daar is het instrument juist voor bedoeld. Belangrijk is dat een corporatie iemand binnen de organisatie verantwoordelijk maakt voor de aandacht voor privacy. Dat hoeft niet per se een vrijgestelde medewerker te zijn. Vaak zie je dat die taak is ondergebracht bij bijvoorbeeld een beleidsmedewerker, interne accountant, bestuurssecretaris of een manager bedrijfsvoering. Ook zij kunnen de Routeplanner goed gebruiken als hulpmiddel ter voorbereiding op de AVG.’

De AVG Routeplanner bestaat uit een grote hoeveelheid afzonderlijke documenten. Waarom is daarvoor gekozen?
'Dat komt omdat de privacywetgeving voor een corporatie veel verschillende gevolgen kan hebben: het raakt een breed terrein. Daarom is het fijn dat de Routeplanner een corporatie helpt bij het vaststellen welke onderwerpen en maatregelen voor haar relevant zijn. Dat is namelijk voor iedere corporatie verschillend en hangt bijvoorbeeld af van hoelang een organisatie al met privacy bezig is, van het aantal huurders en van het aantal woningen. Ook de samenwerkingsverbanden met sociale partners en de uitwisseling van persoonsgegevens daarbinnen spelen mee. Door die grote variatie is voor iedere corporatie een andere aanpak en voorbereiding op de AVG nodig. Daarom begint de Routeplanner met een Vragenlijst nulmeting. Het is raadzaam om met dit document te starten. Na invulling hiervan is duidelijk welke andere documenten uit de Routeplanner voor jouw corporatie relevant zijn.’

Welke documenten uit de Routeplanner zijn illustratief voor de grote variatie aan privacy-onderwerpen?
‘Bijvoorbeeld het sjabloon voor de GEB (document 5), voluit de gegegevensbeschermingseffectbeoordeling. Dit is een wettelijk verplicht instrument. Het is een checklist die elk bedrijf moet doorlopen voordat het bijvoorbeeld nieuwe software koopt. Zo toets je of het programma de persoonsgegevens goed waarborgt. Ook het sjabloon Meldplicht datalekken (document 13) is heel belangrijk. Vooral bestuurders zullen hierin geïnteresseerd zijn. Dit document in de Routeplanner legt goed uit wat datalekken precies zijn, wat je moet doen wanneer ze optreden en welk risico een bedrijf loopt bij een datalek. Overigens is de totale Routeplanner eigenlijk een instrument ter voorkoming van datalekken.’

Routeplanner aanvragen
De AVG Routeplanner voor woningcorporaties is via mail aan te vragen bij Maartje Hogenboom, secretaresse afdeling Sectorontwikkeling en professionalisering, m.hogenboom@aedes.nl.
Hier vindt u meer informatie over het gebruik van de AVG Routeplanner voor woningcorporaties