Proces

Wat is inkoop?

Woningcorporaties investeren jaarlijks miljarden en daarmee zijn zij de grootste opdrachtgever op de woningmarkt. Aedes streeft naar een professionele invulling van opdrachten omdat er een groeiende maatschappelijke behoefte is aan transparantie en er is een substantiële omvang van opdrachten. 

Corporaties kunnen de doelgroep beter bedienen door de betaalbaarheid en kwaliteit van woningen te verbeteren en de volkshuisvestelijke taak op de juiste manier uit te oefenen. Dit kunnen zij doen door het inzetten van Professioneel opdrachtgeverschap. 

Professioneel opdrachtgeverschap 
Professioneel opdrachtgeverschap is de wijze waarop een organisatie haar verantwoordelijkheden en haar interactie met de markt niet alleen extern maar ook intern vormgeeft. Bij professioneel opdrachtgeverschap liggen de keuzes en verantwoording voornamelijk op strategisch bestuurlijk niveau. De inkoper vertaalt deze in het uitvoerend niveau door het opstellen van beleid, inkoopprocessen en het doorvoeren van de keuzes van het bestuur in inkooptrajecten. Inkoopdoelstellingen zijn dus altijd een afgeleide van de organisatiedoelstellingen. 

Inkoop
Er zijn vele definities van inkoop. Alle beïnvloedbare handelingen die facturen van derden tot gevolg hebben, vallen onder inkoop. Inkoop betekent ook een potentiële opdrachtnemer duidelijk maken wat de opdrachtgever nodig heeft en welk effect hij beoogt (kwaliteit, prijs, efficiëntie), zodat de inschrijver/ondernemer rekening kan houden met deze vraag.  Bij een woningcorporatie is 70 procent van alle bestedingen beïnvloedbaar. 70 Procent van wat wij uitgeven aan opdrachtnemers betreft inkoop. Aedes hanteert de volgende definitie: ‘Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat’.  

In de dagelijkse praktijk gelden bij corporaties vaak andere termen voor inkoop, waardoor activiteiten niet herkenbaar zijn als inkoop. Dit kunnen namelijk ook contracten, inkopen buiten contracten om, eenmalige opdrachten, projecten, investeringen, uitgaven of aanbestedingen zijn. 

Corporaties geven gezamenlijk miljarden uit. Geringe procentuele inkoopbesparingen kunnen leiden tot een grote rendementsverbetering. Door professionalisering valt nog veel te besparen zonder dat dit negatieve gevolgen heeft voor de kwaliteit of primaire processen. Het bestuur moet hiervoor strategische beslissingen nemen. Daardoor ontwikkelt inkoop zich tot een belangrijk onderdeel van de organisatie. 

Het inkoopproces bij woningcorporaties 
Verschillende corporatiemedewerkers voeren een groot deel van de activiteiten in de processtappen uit. Het veranderen en verbeteren van professioneel opdrachtgeverschap en inkoop is niet alleen de verantwoordelijkheid van een inkoopdeskundige. Hiervoor is betrokkenheid van de totale organisatie van belang. Het volledige inkoopproces bestaat uit een aantal stappen. In de praatplaat inkoopproces voor woningcorporaties  staan deze stappen beschreven, wie ze uitvoert en welke instrumenten Aedes beschikbaar heeft ter ondersteuning.