Dossier

Tips bij het starten met contractmanagement

'Nederlandse woningcorporaties staan de komende decennia voor grote uitdagingen, op het gebied van nieuwbouw, renovatie en verduurzaming. Daarom is professioneel opdrachtgeverschap een centraal thema binnen de corporatiewereld. Contractmanagement is daarbij essentieel', zegt Tonny van de Ven, voorzitter van de raad van bestuur van woningcorporatie Alwel uit Roosendaal en bestuurslid van Aedes. 

Contractmanagement regelt het nakomen van afspraken tussen corporaties en leveranciers, met een goed resultaat voor de woningcorporaties. Wilt u succesvol uw contracten managen, dan is er een aantal zaken waar u aandacht aan moet geven.

Houd inzicht en sturing op contracten
Het ontwikkelen van professioneel contractmanagement, contractbeheer en prestatiemanagement, is een kwestie van een lange adem en kent twee fasen, vertelt Van de Ven. ‘In de eerste fase is het zaak inzicht te krijgen in de bestaande contracten. De tweede fase draait om het sturen op de contracten die we hebben. Krijgen wat je hebt afgesproken staat voorop.’

Volg de prestaties van uw leveranciers
Van de Ven: ‘Lange tijd was contractmanagement niet optimaal geregeld. Dat leidde tot verspilling van middelen. We moeten met de beperkte middelen die we hebben scherp sturen op het leveren van goede kwaliteit voor huurders. Het is van belang om de prestaties van leveranciers op de voet te volgen.’

Zorg voor intern draagvlak
Toen Alwel begon met de professionalisering van het contractmanagement, dacht de corporatie dat gesprekken met leveranciers het lastigst zouden zijn. Het tegendeel bleek het geval. Van de Ven: ‘Leveranciers waren blij dat we duidelijkheid en openheid gaven. De grootste drempel bleek in eigen huis te liggen... Medewerkers waren gewend aan bepaalde werkwijzen voor het aansturen van leveranciers. Taken en verantwoordelijkheden waren niet altijd goed vastgelegd. Het krijgen van intern draagvlak voor een professionele, uniforme aanpak van contractmanagement bleek de grootste uitdaging.’

Enthousiasme binnen directie en management
Steun vanuit het bestuur is ook noodzakelijk als u wilt beginnen met contractmanagement. De bestuurder kan optreden als opdrachtgever voor het invoeren van contractmanagement. Hij kan de collega’s binnen het directie- en managementteam enthousiasmeren en aanspreken op de wijze van naleving. Corporaties noemen dit vaak als één van de succesfactoren voor een goed functionerende organisatie.

Managementvisie
Het regelen van het contractmanagement hangt ook nauw samen met de professionaliteit van het inkoopbeleid. Wanneer er bijvoorbeeld geen inkoopvisie bestaat, is een hoge mate van volwassenheid voor contractmanagement onmogelijk. Zonder visie is er minder betrokkenheid en zijn de juiste mensen en middelen voor het beheren van de overeenkomsten niet vrijgemaakt. 

De Leidraad: concrete formats en tips
De Leidraad Contractmanagement helpt bij het professionaliseren van contractmanagent. Hierin vindt u concrete modellen, tips en praktijkvoorbeelden van corporaties die al flinke stappen hebben gezet. 

Download de Leidraad Contractmanagement