Praktijk

Slimmer, beter en goedkoper schilderonderhoud met vijf partners

De contracten met de schildersbedrijven liepen af en dat was voor woningcorporatie Woonbedrijf het moment om te kijken hoe het slimmer, beter en goedkoper kon. ‘We hebben al het planmatig schilderonderhoud aanbesteed via prestatieinkoop ofwel Best Value Procurement (BVP).' Uiteindelijk bleven er vijf over die de uitdaging aangaan. ‘Normaal is er een winnaar, nu vijf, dus dit is een BVP-traject met een twist’, zegt senior inkoper Bart van Loon.

Senior projectleider René van den Berg en Bart van Loon gingen in gesprek met collega’s, leveranciers, verffabrikanten, andere corporaties en diverse adviseurs voor een betere aanpak. ‘Hieruit kwam onder meer naar voren dat we anders moeten gaan samenwerken om zo beter gebruik te kunnen maken van elkaars expertise. Dat willen we doen met de aantoonbaar beste leveranciers’, aldus Van den Berg. Zo kwamen ze bij prestatiegericht aanbesteden uit. 

Doelen bepalen
Geen uitgebreid bestek, maar een aantal heldere doelen en randvoorwaarden om het schilderonderhoud slimmer, beter en goedkoper te laten uitvoeren. De doelen van Woonbedrijf waren al snel duidelijk:

  • een uniforme werkwijze door een resultaatgerichte samenwerking
  • een besparing op de schilderonderhoudskosten van 20 procent
  • een optimaal onderhoudsmanagementproces
  • het vergroten van de klanttevredenheid door de huurder zeggenschap te geven.

Leren over prestatiegericht aanbesteden 
Na het vaststellen van de doelen begon een proces van leren over prestatiegericht aanbesteden. De mogelijke opdrachtnemers leren ook over deze werkwijze, zodat ze met gelijke kennis konden deelnemen. Onder de dertien deelnemers waren de bestaande opdrachtnemers en enkele schilderbedrijven in de regio die nog geen zaken deden met Woonbedrijf. Uiteindelijk vielen in het hele traject acht bedrijven af. Daaronder waren bedrijven met wie de corporatie al twintig jaar zaken deed. Door deze manier van aanbesteden, konden Van Loon en Van den Berg wel goed uitleggen waarom zij werden afgewezen. 

‘We hebben een adviseur in de arm genomen en interviewtraining gedaan, want een interview is een belangrijk onderdeel van deze aanbesteding. Wij zitten nu bij de overblijvers’, zegt Frans Dusol, namens de samenwerkingspartners Caspar de Haan, Dusol Vastgoedonderhoud, Elk Bedrijven, Liebreks Schilderwerken en Van der Meijs Glas- en schilderwerken die de aanbesteding hebben gewonnen. ‘We moesten samen tot een uniforme prijs en -werkwijze komen en dan moet je bij elkaar in de keuken kijken en open zijn. Onderling moesten we een werkverdeling maken voor de circa 33.000 woningen in de regio Eindhoven. Normaal doet de opdrachtgever dat’, aldus Dusol. 

Huurders
Samen houden ze in opdracht van Woonbedrijf ook een proef met hoe je de klantsturing het beste kunt invullen. ‘Dat kan bijvoorbeeld zijn dat de huurders gedurende het kalenderjaar zelf een dag mogen uitkiezen voor het schilderonderhoud. Dan hoeven ze niet onnodig vrij te nemen en blijft de overlast beperkt. De huurders moeten ook tevreden zijn over de kwaliteit. We willen een klantoordeel van een 8 van 80 procent van de huurders’, zegt Van Loon. Wekelijks bekijkt Woonbedrijf met de samenwerkingspartners of zij aan de doelstellingen voldoen.