Praktijk

Inkoopsamenwerking Lente: ‘Vreemde ogen dwingen’

Negen Brabantse corporaties werken samen in Lente. Programmamanager Inkoopsamenwerking Koen Kerstens vertelt over de ervaringen: ‘Samen werken aan de ontwikkeling van je inkoopbeleid is leuker en gaat vaak ook sneller.’

Hoe is jullie inkoopsamenwerking georganiseerd?
‘Ik werk als programmamanager voor Lente. Per inkooptraject mogen Lente-corporaties beslissen of ze meedoen met de gezamenlijke inkoop. We spelen in op de inkoopbehoefte vanuit de verschillende corporaties. Daarbij zoek ik naar de gezamenlijkheid en op basis daarvan stellen we een inkoopagenda op voor de komende jaren. Lente is geen juridische entiteit. Na een gezamenlijke aanbesteding sluiten we een raamcontract af, waaronder de verschillende corporaties diensten kunnen afnemen.’

Wat heeft de inkoopsamenwerking al opgeleverd?
‘We hebben al veel verschillende dingen samen ingekocht: cv-onderhoud, energie, technische bouwmaterialen, liftonderhoud, groenvoorziening, mutatieonderhoud, juridische diensten en ICT. Het is dus heel divers en niet alleen aan vastgoed gerelateerd. Momenteel zijn we bezig met schilderwerk, automatische deuren, taxaties, brandveiligheid, glasherstel, rioolontstopping en keukens. Daarnaast willen we de komende jaren een bredere invulling geven aan het thema duurzaamheid. Bijna alles leent zich voor gezamenlijke inkoop. Alleen reparatieonderhoud is lastiger, want sommige Lente-corporaties hebben een eigen onderhoudsdienst en andere besteden dit uit aan marktpartijen.’

Wat zijn de voordelen van inkoopsamenwerking?
‘Het levert een flink financieel voordeel op; de afgelopen drie jaar hebben we een besparing gerealiseerd van zo’n 1 tot 2 miljoen op jaarbasis, wat in totaal neerkomt op circa 10 miljoen euro. Maar belangrijker is de ontwikkeling naar professioneler opdrachtgeverschap. Als maatschappelijke organisatie moet je bewust omgaan met je financiële middelen en dus het inkooptraject zorgvuldig inrichten. Ook de fase na de inkoop, het contract- en leveranciersmanagement, is van belang. Bij een nieuw contract krijg je een nieuwe rol als opdrachtgever. Op papier kun je nog zulke mooie besparingen bereiken, maar als je het nieuwe contract niet op de juiste manier gaat managen, haal je er niet alles uit wat mogelijk is. Er is bijvoorbeeld goede managementinformatie nodig om de afspraken met de leverancier te kunnen monitoren en dus te beheersen.’

Zijn er ook nadelen of aandachtspunten?
‘Bij gezamenlijke inkoop heb je altijd te maken met de manier waarop corporaties hun interne proces hebben ingericht. Het is nodig om daarin uniformiteit aan te brengen en daarvoor moet je soms heilige huisjes omstoten. Gezamenlijk inkoop kan bijvoorbeeld tot weerstand leiden als je afscheid moet nemen van een bestaande leverancier. Oftewel afscheid nemen van een oude manier van werken, een verandering dus. Dan heb je het commitment van de bestuurder nodig. Komt dat er niet, dan kun je het beter zelfstandig gaan organiseren.’

Maar de voordelen wegen daar tegenop?
‘Ja, vooral omdat je veel van elkaar kunt leren. Samen hebben we heel veel kennis en expertise aan boord. Samen werken aan de ontwikkeling van je inkoopbeleid is leuker en gaat vaak ook sneller. Want vreemde ogen dwingen om zaken niet op de lange baan te schuiven. Bovendien komen collega’s van verschillende corporaties via de inkoopsamenwerking met elkaar in contact. Dat is een goede basis. Als er iets anders speelt, weten ze elkaar ook beter te vinden.’

Lente is een samenwerkingsverband van negen Brabantse corporaties: Allee Wonen, Area, Brabant Wonen, Casade, Stadlander, TIWOS, Wonen Breburg, Zayaz en Woonstichting Etten-Leur. Naast de inkoopsamenwerking deelt Lente kennis en inspiratie op verschillende beleidsthema’s, zoals legitimatie, betaalbaarheid, participatie en slimmer organiseren.
Wilt u meer weten over de inkoopsamenwerking van Lente? Mail naar Koen Kerstens, k.kerstens@wonenbreburg.nl.