Hoe is jullie inkoopsamenwerking georganiseerd?
‘Ik werk als programmamanager voor Lente. Per inkooptraject mogen
Lente-corporaties beslissen of ze meedoen met de gezamenlijke inkoop. We spelen
in op de inkoopbehoefte vanuit de verschillende corporaties. Daarbij zoek ik
naar de gezamenlijkheid en op basis daarvan stellen we een inkoopagenda op voor
de komende jaren. Lente is geen juridische entiteit. Na een gezamenlijke
aanbesteding sluiten we een raamcontract af, waaronder de verschillende
corporaties diensten kunnen afnemen.’
Wat heeft de inkoopsamenwerking al opgeleverd?
‘We hebben al veel verschillende dingen samen ingekocht: cv-onderhoud, energie,
technische bouwmaterialen, liftonderhoud, groenvoorziening, mutatieonderhoud,
juridische diensten en ICT. Het is dus heel divers en niet alleen aan vastgoed
gerelateerd. Momenteel zijn we bezig met schilderwerk, automatische deuren,
taxaties, brandveiligheid, glasherstel, rioolontstopping en keukens. Daarnaast
willen we de komende jaren een bredere invulling geven aan het thema
duurzaamheid. Bijna alles leent zich voor gezamenlijke inkoop. Alleen
reparatieonderhoud is lastiger, want sommige Lente-corporaties hebben een eigen
onderhoudsdienst en andere besteden dit uit aan marktpartijen.’
Wat zijn de voordelen van inkoopsamenwerking?
‘Het levert een flink financieel voordeel op; de afgelopen drie jaar hebben we
een besparing gerealiseerd van zo’n 1 tot 2 miljoen op jaarbasis, wat in totaal
neerkomt op circa 10 miljoen euro. Maar belangrijker is de ontwikkeling naar
professioneler opdrachtgeverschap. Als maatschappelijke organisatie moet je
bewust omgaan met je financiële middelen en dus het inkooptraject zorgvuldig
inrichten. Ook de fase na de inkoop, het contract- en leveranciersmanagement, is
van belang. Bij een nieuw contract krijg je een nieuwe rol als opdrachtgever. Op
papier kun je nog zulke mooie besparingen bereiken, maar als je het nieuwe
contract niet op de juiste manier gaat managen, haal je er niet alles uit wat
mogelijk is. Er is bijvoorbeeld goede managementinformatie nodig om de afspraken
met de leverancier te kunnen monitoren en dus te beheersen.’
Zijn er ook nadelen of aandachtspunten?
‘Bij gezamenlijke inkoop heb je altijd te maken met de manier waarop corporaties
hun interne proces hebben ingericht. Het is nodig om daarin uniformiteit aan te
brengen en daarvoor moet je soms heilige huisjes omstoten. Gezamenlijk inkoop
kan bijvoorbeeld tot weerstand leiden als je afscheid moet nemen van een
bestaande leverancier. Oftewel afscheid nemen van een oude manier van werken,
een verandering dus. Dan heb je het commitment van de bestuurder nodig. Komt dat
er niet, dan kun je het beter zelfstandig gaan organiseren.’
Maar de voordelen wegen daar tegenop?
‘Ja, vooral omdat je veel van elkaar kunt leren. Samen hebben we heel veel
kennis en expertise aan boord. Samen werken aan de ontwikkeling van je
inkoopbeleid is leuker en gaat vaak ook sneller. Want vreemde ogen dwingen om
zaken niet op de lange baan te schuiven. Bovendien komen collega’s van
verschillende corporaties via de inkoopsamenwerking met elkaar in contact. Dat
is een goede basis. Als er iets anders speelt, weten ze elkaar ook beter te
vinden.’
Lente is een samenwerkingsverband van negen Brabantse corporaties: Allee
Wonen, Area, Brabant Wonen, Casade, Stadlander, TIWOS, Wonen Breburg, Zayaz en
Woonstichting Etten-Leur. Naast de inkoopsamenwerking deelt Lente kennis en
inspiratie op verschillende beleidsthema’s, zoals legitimatie, betaalbaarheid,
participatie en slimmer organiseren.
Wilt u meer weten over de inkoopsamenwerking van Lente? Mail naar Koen Kerstens,
k.kerstens@wonenbreburg.nl.