Praktijk

Flinke besparing en snellere service door inkoopsamenwerking Utrecht

Woningcorporatie Mitros en VOC, het onderhoudsbedrijf van woningcorporatie Portaal, zijn een inkoopsamenwerking voor onderhoudsmaterialen aangegaan in Utrecht. Dit levert een flinke besparing op zonder dat huurders er last van hebben. ‘Integendeel’, zegt Ron Sierink, inkoper van Mitros. ‘Om de huurders sneller te bedienen moeten monteurs en materialen snel ter plaatse zijn. Dat lukt met de betere logistiek van deze inkoopsamenwerking.’

Hoe is deze inkoopsamenwerking ontstaan?
‘We proberen hier in Utrecht op meerdere vlakken tot samenwerking te komen. De bundeling van de inkoop van onderhoudsmaterialen van Mitros en VOC is een van de voorbeelden. De eerste verkenningen begonnen begin 2015. Vanaf september vorig jaar gingen we vol aan de gang en begonnen de aanbesteding. Daarbij vroegen we niet alleen om lage prijzen, maar ook om logistieke dienstverlening.’

Wat was er nodig voordat jullie zover waren?
‘We definieerden een standaardpakket van de onderhoudsmaterialen. Het gaat om een totaalpakket, van boutjes en schroefjes tot aan wc-potten. Echt alles wat je nodig kunt hebben bij reparatieonderhoud. Standaardisatie gaat niet zomaar, daar zijn ook de fabrikanten bij betrokken. Bijvoorbeeld het hang- en sluitwerk. Daarvoor gebruikten we tot nu toe een verschillend fabricaat, maar voor de inkoopsamenwerking hebben we materiaal gevonden dat voor allebei acceptabel is en uitwisselbaar is voor alle woningen.’

Naast materialen gaat het ook om de logistiek. Waren daar veel verschillen?
‘Mitros heeft al jaren geen magazijnen meer, VOC nog wel. De uitgangssituatie was dus heel verschillend. In de aanbesteding vroegen we om ook de logistieke dienstverlening te ondersteunen, de manier waarop lieten we open. Uiteindelijk is daar een oplossing uitgekomen waarbij de leverancier de materialen beheert en we samenwerken aan de beste logistieke oplossing.’

Wat levert de inkoopsamenwerking op?
‘Een totale besparing van 9 procent op de inkoop van onderhoudsmaterialen, 16 procent voor Mitros en 6 procent voor VOC. Niet één jaar, maar structureel. Daarnaast verwachten we besparingen op de organisatiekosten. Dat geld is belangrijk, maar de inkoopsamenwerking leidt ook tot een eenduidiger proces. De gesprekken over productverbetering en procesverbetering vinden nog steeds plaats.’

Wat merken de huurders ervan?
‘Het gaat om reparatieonderhoud, en dat moet gewoon in één keer goed. Dat heeft te maken met je intake, maar ook met de verdere procedure. Mensen en materialen moeten op het juiste moment beschikbaar zijn. Daardoor gaat de service naar je klanten omhoog.’

Mogen andere corporatie meedoen?
‘We willen dit succes verder brengen. Er zit natuurlijk een einde aan het inkoopvoordeel dat je kunt behalen. Maar andere corporaties kunnen vergelijkbare contracten sluiten. Op het gebied van logistiek kunnen we nog heel veel leren van elkaar. Wij openen de deuren voor alle corporaties die willen meekijken naar resultaten die we hebben bereikt en de dingen waar we nog steeds mee bezig zijn.’

Wilt u meer weten over deze regionale inkoopsamenwerking? Mail naar Ron Sierink van Mitros, rsierink@mitros.nl.