Praktijk

Corporaties Zuidoost-Brabant kopen hetzelfde informatiesysteem

Zes woningcorporaties in Zuidoost-Brabant kiezen voor samenwerking op het gebied van ICT. Na een marktverkenning besloten zij tot gezamenlijke inkoop van één primair informatiesysteem. Dit scheelt in de kosten en legt een basis voor verdere samenwerking, vertelt Ruud Ronckers van woCom.

Waarom besloten jullie tot deze inkoopsamenwerking?
‘Het is heel natuurlijk gegaan. We hadden al een gezamenlijk overleg over ICT. Begin 2014 liet de softwareleverancier weten dat ze ons huidige informatiesysteem vanaf 2019 niet meer zou ondersteunen. We zijn toen samen gestart met een marktverkenning en daaruit volgde een pakketselectie. Het begon met het opstellen van één programma van eisen. Dat scheelt al, want het ontlast de organisaties als dat maar één keer hoeft te gebeuren. Pas later besloten we ook tot aanschaf van hetzelfde pakket. Daarmee bereikten we schaalvoordeel.’

Hoe is het inkooptraject verlopen?
‘Het selectietraject heeft anderhalf jaar geduurd. Dat is iets langer dan als je het alleen zou doen, maar al met al ging het toch vrij soepel. Het is een uitdaging om op één lijn te blijven. Het primaire informatiesysteem ondersteunt de kerntaken van de corporatie. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt voor verhuur, huuradministratie en onderhoud. Het is een anker voor je organisatie. Het was soms zoeken om de individuele en de gezamenlijke belangen op elkaar af te stemmen. Er waren bijvoorbeeld discussies over de breedte van het pakket, want niet alle corporaties hebben hetzelfde nodig. Maar met het oog op eventuele verdere samenwerking kozen we toch voor hetzelfde pakket. En al die discussies brengen je nader tot elkaar.’

Wat levert het jullie op?
‘Er is een financieel voordeel, omdat we samen een betere onderhandelingspositie hadden richting de leveranciers. Maar misschien nog wel belangrijker is de kennisuitwisseling. We zitten nu middenin de implementatie van het nieuwe systeem en daarvoor komen we eens per maand bij elkaar. Naast de standaardpakketten is ook maatwerk nodig en ook daarbij zoeken we het inkoopvoordeel. Begin 2017 gaan vijf van de zes corporaties over. Als het allemaal draait kijken we hoe we de samenwerking kunnen uitbouwen, bijvoorbeeld met gezamenlijk applicatiebeheer.’

Zou u gezamenlijke inkoop adviseren aan andere corporaties?
‘Ja, altijd doen. De enige voorwaarde is dat je nu ook al hetzelfde informatiesysteem hebt, want dan zijn de uitgangspunten hetzelfde. En kies voor samenwerking met corporaties uit de regio. Dat maakt het overleg gemakkelijker.’

In Zuidoost-Brabant werken zes corporaties samen: Bergopwaarts, Woningstichting De Zaligheden, Goed Wonen, Huis & Erf, woCom en Woningbelang. Wilt u meer weten over de samenwerking? Mail naar Ruud Ronckers: r.ronckers@wocom.nl.