Proces

Inkoopproces

In de Praatplaat inkoopproces voor woningcorporaties  staan de stappen van het inkoopproces beschreven, door wie deze stappen worden uitgevoerd en welke instrumenten Aedes beschikbaar heeft ter ondersteuning. 

Van strategisch naar operationeel en andersom 
Het uitvoeren van het inkoopproces vormt het hart van een inkopende organisatie. Het inkoopproces kent drie niveaus taken en verantwoordelijkheden: 

  1. Strategische inkoop richt zich op beslissingen die de organisatie op langere termijn beïnvloeden. Hieronder vallen bijvoorbeeld het bepalen van de organisatiedoelstellingen, maar ook vragen over ‘in- of uit besteden’. De eind verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van een corporatie met toezicht door de raad van commissarissen.
  2. Tactische inkoop omvat activiteiten die vallen onder specificeren, selecteren en contracteren. Over het algemeen noemt een corporatie dit ‘aanbesteden’. Vaak ligt deze verantwoordelijkheid bij een budgethouder of inkopend projectleider. Functionele specificaties, wensen en eisen (zie ook de Aedes-leidraad aanbesteden) komen vaak van de materiedeskundigen. De inkopers zorgen voor het vertalen van strategische keuzes naar het inkooptraject en het doorlopen van de juiste stappen in het proces. 
  3. Operationele inkoop ziet er op toe dat wat is ingekocht, ook daadwerkelijk is geleverd. Dit noemen we over het algemeen contractmanagement. Inkoop (of een contractmanager) werken hiervoor nauw samen met directievoerder, afdeling beheer, afdeling financiën, opzichters en medewerkers die een database op orde houden. Bestellingen worden door gebruikers geplaatst en de betalingen worden door de financiële afdeling afgehandeld.

Een cyclisch inkoopproces
In de praktijk hebben veel inkoopprocessen een begin en geen eind. Als het contract of project afloopt, volgt een nieuw inkooptraject. Het inkoopproces kent een aantal fasen: Voortraject, Aanbesteding, Uitvoering en Evaluatie. 

  1. In de voorbereidingsfase zorgt het bestuur voor een opdracht met heldere randvoorwaarden. De voorbereiding start met het in kaart brengen met gegevens uit de spendanalyse en positieve of negatieve ervaringen uit eerdere trajecten. In deze fase wordt de leveranciersmarkt in kaart gebracht. Het managementteam en/of een inkoopdeskundige maakt met alle verantwoordelijke medewerkers een inkoopstrategie op basis van de organisatiedoelstellingen. Hierin zijn elementen opgenomen als assetmanagement, stakeholdermanagement (incl. huurdersbelangen), risicomanagement, aanbestedingsvormen, innovatie, maximale budget, contractmanagement en keuzes als in-uitbesteden en de gevolgen voor de duurzaamheidsdoelstellingen. Het inkoopteam kan met de aanbesteding starten als het bestuur akkoord is met de inkoopstrategie. 
  2. In de aanbesteding worden de inkoopwensen en (haalbare) eisen verder uitgewerkt. Documenten zoals een vraagspecificatie, gunningsleidraad en conceptovereenkomst worden aan marktpartijen aangeboden. Na het transparant beoordelen van de binnengekomen offertes, volgt een voorlopige gunning. Deze fase eindigt met het intern informeren van alle directbetrokkenen, het aanstellen van een contractverantwoordelijke, het ondertekenen van de overeenkomst en de overeenkomst opvoeren in de database.
  3. De uitvoeringsfase start met het geven van de daadwerkelijke opdracht. Het contract is een actief document, de contractverantwoordelijke voert op regelmatige basis gesprekken met de leverancier over de voortgang van de opdracht. Op basis de overeenkomst stuurt een corporatie op wat met de leverancier (of keten) is afgesproken. Als alle afspraken zijn nagekomen, volgt de betaling aan de leverancier. We noemen deze fase ook contractmanagement.
  4. De laatste (of eerste) fase is de evaluatie. Dit is een proces zowel met de leverancier als met eindgebruikers. Leveranciers die een goede evaluatie hebben, komen eerder in aanmerking voor een nieuwe opdracht. Op basis van de interne evaluatie kan het bestuur of management besluiten om het proces van interne samenwerking te verbeteren. Daarna is de organisatie klaar voor een nieuw inkooptraject met nog betere eindresultaten.

Download de powerpointversie van de praatplaat inkoopproces voor aanpassing aan de eigen organisatie.