Publicaties

Gegevensbescherming verwerkt in nieuw Model Inkoopvoorwaarden

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is per 25 mei 2018 van kracht. Dit zijn de nieuwe Europese privacyregels. Hierin staat een verantwoordingsplicht die organisaties dwingt om goed na te denken over hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Ook bij het inkopen van diensten of bij het opdragen van onderhoud is voldoen aan deze nieuwe regels verplicht. 

Steeds meer corporaties maken voor een professioneel inkoopbeleid al gebruik van het Aedes Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken. ‘Het belang hiervan is ook dat de leveranciers van woningcorporaties regels naleven op het gebied van privacywetgeving. Dit is meegenomen in de nieuwe versie van het Model Inkoopvoorwaarden, zegt Wim Broeders, jurist bij Woonbedrijf Eindhoven en auteur van de nieuwe versie Model Inkoopvoorwaarden die nu beschikbaar is.

Hoe ziet de invloed van de AVG voor woningcorporaties er concreet uit in de samenwerking met leveranciers? 
‘De AVG gaat over het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens. Het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens moet met de komst van deze verordening per 25 mei voldoen aan bepaalde regels. Corporaties willen uiteraard zeker weten dat leveranciers op een zorgvuldige, privacybestendige manier omgaan met persoonsgegevens van klanten van de corporatie. In veel gevallen delen zij alleen contactgegevens, zoals bij een reparatieverzoek afgehandeld door een externe aannemer. De corporatie maakt dan afspraken over de privacyaspecten van die contactgegevens via algemene inkoopvoorwaarden. Voor corporaties heeft Aedes hiervoor het Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen, diensten en werken opgesteld.’ 

‘Bij bijvoorbeeld een stookkostenadministratie die een leverancier opmaakt, gaat dat op privacygebied een stap verder. De externe leverancier is dan "verwerker" van de klantgegevens, zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG. Afspraken met die leverancier over het gebruik en beveiliging van deze persoonsgegevens leggen corporaties vast in een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst is als model beschikbaar bij Aedes als onderdeel van de AVG-Routeplanner van Aedes.’  

Wat betekent het Aedes Model Inkoopvoorwaarden 2.2 voor woningcorporaties?
‘Deze nieuwe inkoopvoorwaarden zijn geschikt voor de situaties waarin de leverancier geen verwerker is in de zin van de wet, maar toch aan de privacywetgeving moet voldoen. Woningcorporaties kunnen de nieuwe Inkoopvoorwaarden 2.2 hiervoor gebruiken of als basis voor hun eigen inkoopvoorwaarden.’

Wat is er precies gewijzigd? 
‘Het nieuw toegevoegde artikel 7A over privacy in de herziene Inkoopvoorwaarden lijkt geen grote verandering, maar is wel een hele belangrijke. In afspraken met leveranciers moeten woningcorporaties kunnen aantonen dat dit onderdeel is geregeld.’ 

Wat levert gebruik van het nieuwe Model Inkoopvoorwaarden 2.2 woningcorporaties op? 
‘Het gebruik van de nieuwe inkoopvoorwaarden van Aedes bespaart de corporatie veel tijd.’ 

Privacy is onderdeel van de Vernieuwingsagenda. Corporaties kunnen gebruikmaken van het Model Inkoopvoorwaarden en van de AVG-Routeplanner van Aedes, voor het omgaan met privacyregels volgens de AVG per 25 mei 2018. 

Download het model, de leeswijzer bij het model en de bijbehorende modelbrief hieronder: