Proces

Contractmanagementproces

Contractmanagement is een fase in het inkoopproces (zie ook praatplaat inkoopproces). Het volgt op het inkooptraject waarin uw organisatie het initiatief neemt om afspraken met een leverancier te maken die u vastlegt in een overeenkomst. Na het sluiten van een overeenkomst volgt het managen van de overeenkomst: het contractmanagementsproces.

Inkoop
Tijdens de inkoopfase bespreekt de contractmanager de randvoorwaarden met het inkoopteam voor het contractmanagement. Dit geeft richting en regels voor de contractmanager, contractbeheerder, contracteigenaar of budgethouder over:

  • procuratie
  • taken
  • bevoegdheden
  • verantwoordelijkheden

Op basis van de uitkomsten van het inkoopproces ontstaat een beeld van het meest effectieve type leveranciersrelatie en de eisen die dit type stelt aan het contractmanagement. Door een risico-inventarisatie wordt het uiteindelijke beheersniveau helder. Het management krijgt hiermee zicht op de middelen die nodig zijn en de impact die het gaat hebben op de organisatie.

Taken tijdens inkoopfase
In de inkoopfase voert het inkoopteam samen met de contractmanager onder andere de volgende taken uit:

  • opzeggen huidige contracten
  • maken van een contractenstrategie volgens de inkoopportfoliomatrix van Kraljic (link naar tekst inkooppakketindeling)
  • maken van een inkoop- en contractenplan
  • opstellen conceptovereenkomst
  • beoordelen ingediende offertes met hulp van beoordelingsmatrix (deze vindt u o.a. in Aedes Leidraad Aanbesteden
  • inschrijvers met motivatie op de hoogte stellen van de uitslag van het selectieproces

Contracteren
Het aanbod van de winnende leverancier en de risico-inventarisatie leiden tot het opstellen van een contract. In het contract staan de verantwoordelijkheden, aansprakelijkheden en de daarmee samenhangende serviceniveaus die u in het offertraject heeft beoordeeld en in overleg met de eigen organisatie definitief bepaalt.

Taken tijdens contracteren
In de fase van het contracteren voert het inkoopteam samen met de contractmanager onder andere de volgende taken uit:

  • definitieve overeenkomst opstellen
  • alle (leverings)afspraken vastleggen volgen uit het aanbod van de winnende leverancier vastleggen in een schriftelijke overeenkomst
  • alle overeenkomsten voor ondertekening toetsen aan het procuratiereglement. Dit is het reglement van uw corporatie waarin staat wie in welke functie namens de rechtspersoon bevoegd is om de overeenkomst te ondertekenen.
  • registratie van de overeenkomst (contractbeheer)
  • alle ondertekende overeenkomsten opnemen in het centrale contractenregister

Contractimplementatie
Als een corporatie een complex contract implementeert raadt Aedes aan om dit te doen via een implementatieplan. Door gebruik te maken van zo’n plan en voldoende aandacht te besteden aan de implementatie zorgt u voor:

  • soepele bedrijfsvoering
  • beheersbare risico’s  
  • tevreden huurders

Kortom, de contractimplementatie is de belangrijkste succesfactor voor een zo positief mogelijk effect van de overeenkomst op uw corporatie.

Contractuitvoering
Na de implementatie van uw overeenkomst komt u in de fase van de contractuitvoering. Hier begint het contractbeheer en prestatiemanagement. U heeft met goed contractbeheer en prestatiemanagement de juiste input verzameld voor succesvolle inkooptrajecten in de toekomst.

Contractevaluatie
Op basis van de informatie uit de fase van de contractuitvoering weet u of de geleverde prestatie gelijk is aan wat in het contract is vastgelegd. Is dat niet zo dan is bijsturing nodig. Ook onderzoekt u de redenen waarom er afwijkingen zijn. De succes- en faalfactoren geven aan wat de toegevoegde waarde van het contractmanagement is.