Proces

Contractmanagementproces

Contractmanagement is een fase in het inkoopproces (zie ook praatplaat inkoopproces). Het volgt op het inkooptraject waarin het initiatief wordt genomen om afspraken met een leverancier te maken, die worden vastgelegd in de overeenkomst. Na het sluiten van een overeenkomst volgt het managen van de overeenkomst. Hier volgt een puntsgewijs overzicht van het contractmanagementsproces.

Het contractproces bestaat uit: 

  • Inkoop en contractfase 
    • Voorbereiden, specificeren, selecteren en contracteren.
  • Bewaken van data in contract
    • Bestellen, bewaken en nazorg
  • Contractbeheer 
    • Registratie in een DMS en/of ERP
  • Contractmanagement
    • Managen van de uitnutting en wijzigingen van contracten

Voorbereiden

  • Inzicht in huidige overeenkomsten en indien de mogelijkheid er is oude overeenkomsten opzeggen. 

Specificeren

  • Maken van een inkoopstrategie met daarin opgenomen:
    • Huidige contractvoorwaarden;
    • Wensen voor het nieuwe contract;
    • Te beheersen risico’s;
    • KPI (kritieke prestatie indicatoren);
    • SLA (service level agreement).
  • Opstellen concept overeenkomst
    • Opstellen aanbestedingsstukken of offerte uitvraag;
    • Concept overeenkomst  kiezen;
    • Conceptovereenkomst aanpassen op basis van uitvraag;
    • Conceptovereenkomst meesturen bij uitvraag; 
      • Tijdens de inkoopprocedure krijgen potentiële inschrijvers de kans om suggesties te doen voor eventuele aanpassingen van de conceptovereenkomst;
    • Inkoopvoorwaarden meesturen;
      • Wettelijke regeling: De organisatie die als eerste zijn inkoopvoorwaarden kenbaar maakt zijn van toepassing. De tegenpartij moet deze uitdrukkelijk van de hand wijzen om dit ongedaan te maken.

Selecteren

  • Beoordelen van de ingediende offertes met behulp van een beoordelingsmatrix; 
    • ​Maak aantekeningen van belangrijke punten van de aanbieding die uiteindelijk in de overeenkomst worden opgenomen. 

Contracteren

  • Inschrijvers op de hoogte stellen van de selectie uitslag:
    • Opdrachtgever dient de niet-gegunde partij gemotiveerd op de hoogte te stellen;
    • Alle (leverings-)afspraken die voortvloeien uit het aanbod van de winnende leverancier vastleggen in definitieve overeenkomst;
    • Voordat overeenkomsten worden ondertekend worden zij getoetst aan mandaat: 
      • Wettelijke regeling: Indien iemand zonder mandaat de overeenkomst ondertekend, is er een niet-geldige overeenkomst afgesloten. 

Bewaken

  • Registratie-overeenkomst 
    • Alle ondertekende overeenkomsten met bijbehorende bijlagen, opnemen in een contractenregister.

Nazorg

  • Het evalueren en beoordelen van leveranciers en het herzien van contracten.