Praktijk

Contractmanagement: de voordelen op een rij

Goed contractmanagement is essentieel. Woningcorporaties zorgen hiermee dat leveranciers doen wat met hen is afgesproken. Dat helpt de tevredenheid van huurders te vergroten en leidt tot kostenbesparing doordat leveranciers worden uitgedaagd continu te verbeteren en te presteren. Contractmanager bij GroenWest Hans Geus zet de voordelen op een rij.

Wat is contractmanagement?
Elk inkooptraject wordt afgesloten met een getekende definitieve overeenkomst. Daarna begint contractmanagement: het goed beheren van de overeenkomsten en het managen van de gecontracteerde prestaties van de leverancier. Inkoop en contractmanagement zijn hierbij onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door het managen van contracten kunnen corporaties de producten en diensten die leveranciers leveren kritisch beoordelen. Corporaties krijgen daarmee antwoord op vragen als: Welke afspraken zijn er gemaakt over de diensten die we afnemen? Krijgen we de kwaliteit die we hebben gevraagd? Klopt het wat er op de factuur staat?

Wat zijn de voordelen van contractmanagement voor woningcorporaties?
Met contractmanagement krijgen corporaties meer grip op de kwaliteit van de diensten en producten die een leverancier voor hen uitvoert. De resultaten uit huurdersonderzoeken kunnen hierbij uitkomst bieden. Stel uit huurdersonderzoek blijkt dat huurders ontevreden zijn over  uitgevoerde reparaties omdat monteurs voor één klus meerdere keren moeten langskomen. Als dan uit de contractuele afspraken blijkt dat een leverancier klussen in maximaal twee keer moet oplossen, kan dat een aanleiding zijn voor een gesprek met het uitvoerende bedrijf over hun aanpak.

Met contractmanagement krijgt een corporatie ook duidelijkheid over kostenreductie. Er is bijvoorbeeld een vast tarief afgesproken met de rioolleverancier. Bij het oplossen van problemen maakt deze gebruik van een camera. Het blijkt dat deze kostbare manier van werken weinig resultaat oplevert. Samen met de leverancier zoekt de corporatie dan naar een andere, goedkopere methodiek.

Contractmanagement kan ook bij organisatorische veranderingen van pas komen. Als een corporatie bijvoorbeeld in haar interne beleid meer aandacht wil voor duurzaamheid, kan ze dat vertalen in haar opdrachten aan een leverancier. Bijvoorbeeld door in een contract te laten opnemen dat de leverancier het afval duurzaam en aantoonbaar moet scheiden. 

Wie houdt zich bezig met contractmanagement?
Dat verschilt per corporatie en hangt af van onder meer de organisatiekeuzes, beleid op contractmanagement, organisatiegrootte en het aantal contracten. Contractmanagement kan belegd zijn in een aparte functie, bijvoorbeeld bij een contractmanager. Het is ook mogelijk dat een vastgoedmanager of projectleider die zich bezighoudt met onderhoud en reparatie ervoor verantwoordelijk is. Of een medewerker van bijvoorbeeld de afdeling Personeelszaken of ICT. Kleinere corporaties werken vaak samen aan hun contractmanagement.

Heeft u tips voor corporaties die aan de slag willen met contractmanagement?

  • Onderzoek eerst de volwassenheid van contractmanagement binnen de corporatie met een contractmanagementscan, een voorbeeld kunt u vinden in het inkoopdossier.
  • Zorg voor inzicht in het aantal contracten en de kwaliteit ervan. Welke contracten zijn er afgesloten? Welke contracten vragen aandacht?
  • Maak medewerkers verantwoordelijk voor een contract.
  • Ga in gesprek met leveranciers: maak (nieuwe) contractafspraken (op basis van meetbare resultaten), bespreek werkzaamheden en stel deze bij indien nodig, gebruik de uitkomsten van huurdersonderzoeken als input.
  • Word lid van en werk samen met leden van het Aedes inkoopnetwerk.    

Leidraad contractmanagement
Ook voordeel behalen met contractmanagement? De Leidraad Contractmanagement biedt hierbij hulp en is bedoeld voor corporatiemedewerkers die in welke vorm dan ook te maken hebben met inkoop en contractmanagement. De leidraad is een product van meerdere corporaties en NEVI samen met Aedes. De lancering is in oktober. Corporaties kunnen tijdens roadshows kennismaken met de leidraad.