Nieuws

Eigen Haard bereidt zich voor op de AVG

De AVG Routeplanner voor woningcorporaties van Aedes helpt Eigen Haard in de voorbereiding op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die 25 mei 2018 ingaat. Dit instrument maakt deel uit van de Vernieuwingsagenda van Aedes en geeft corporaties inzicht in de belangrijkste verplichtingen en noodzakelijke maatregelen. Senior-medewerker Regiemanagement Tom Jurgens bij Eigen Haard licht de voorbereidingen op de AVG toe.

Waarom is goede voorbereiding op de AVG belangrijk? 
‘Als corporatie verwerken we veel gegevens van huurders en wisselen we informatie uit met andere organisaties. Zowel technisch als organisatorisch moet dit zorgvuldig gebeuren, zeker met de komst van de AVG. De meeste zaken heb je niet in een paar maanden voor elkaar. We zijn tweeënhalf jaar geleden begonnen met een inhaalslag op basis van de eisen uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Nadat bekend werd dat de AVG per 25 mei van kracht is, hebben we rekening gehouden met de komende veranderingen in de gegevensbescherming.’

Hoe heeft Eigen Haard dit aangepakt?
‘We zijn ongeveer een jaar geleden gestart met een projectgroep Privacy. Daarna zijn er deeltrajecten ontstaan door de vele aspecten van de AVG. We hebben een assessment laten uitvoeren op technische beheersbaarheid en bewustwording over de AVG bij collega’s en vervolgens een privacy-nulmeting gedaan. Dit heeft geleid tot een aantal verbetertrajecten. Verder delen we kennis en ervaringen via verschillende samenwerkingsgroepen en hebben we meegedacht over de ontwikkeling van de AVG Routeplanner.’

Hoe heeft Eigen Haard de AVG Routeplanner ingezet? 
‘De routeplanner is de basis van ons privacyproject en draagt bij aan een correcte invulling van de gegevensbescherming binnen Eigen Haard. Het levert ons houvast in de te nemen stappen. Vooral de sjablonen over het privacybeleid, het cookiestatement en de Modelverwerkersovereenkomst bleken tijdens de implementatie erg nuttig.’ 

Waarom moeten alle medewerkers zich bewust zijn van de gevolgen van de privacywet? 
‘Je kunt nog zoveel regels bedenken en technische maatregelen uitrollen, maar als je collega’s niet weten wat ze ermee moeten doen en waarom ze zijn ingevoerd, gaat het op de werkvloer toch mis. Bij Eigen Haard bieden we alle medewerkers een e-learning-programma. Op basis van de resultaten  hiervan gaan we nog meer voorlichting geven. Dit zal ook na 25 mei door blijven gaan.’

Wat zijn mogelijk de gevolgen als je niet bent voorbereid op de Wet AVG? 
‘Zonder deze nieuwe wet was er al voldoende reden om bescherming van persoonsgegevens goed te regelen. De AVG benadrukt dat een bedrijf in controle moet zijn en zaken goed gedocumenteerd moet hebben. En natuurlijk willen we voorkomen dat we zaken geforceerd moeten doen op basis van een aanwijzing van de Autoriteit Persoonsgegevens. Laat staan een forse boete te krijgen, omdat we  ons werk niet goed hebben gedaan.’ 

Is jullie werk klaar na 25 mei 2018 als de Wet AVG in werking is getreden?
‘We hebben goede resultaten geboekt en liggen op koers. Maar de AVG blijft ook na 25 mei aandacht vragen. Denk aan zaken als: persoonsgegevens beheren en dat beheer verder verankeren in onze organisatie, voldoen aan het inzagerecht van huurders, rekeninghouden met bewaartermijnen en de AVG-kennis bij medewerkers op peil houden.’ 

Update AVG Routeplanner 
Aan de AVG Routeplanner die in opdracht van Aedes in november 2017 is ontwikkeld in samenwerking met de Privacy-Company en enkele corporaties is een aantal nieuwe documenten toegevoegd.