Efficiënt en effectief rapporteren met het RGS

‘Als alle corporaties het rapporteren met behulp van het door Aedes ontwikkelde Referentie Grootboek Schema (RGS) goed inrichten dan leidt dit tot efficiëntere, effectievere en kwalitatief betere rapportages’, zo oordeelt Cees Caro na afloop van het project dVin1 (de Verantwoordingsinformatie in één).

Het project dVin1 ging van start met de introductie van het RGS in maart 2019. De woningcorporaties verenigd in Hyras (Ymere, Rochdale, de Alliantie, Haag Wonen en Stadgenoot) zochten manieren om de financiële processen te vereenvoudigen en de verantwoordingsinformatie efficiënter aan te leveren – system-to-system – zoals afgesproken met de convenantpartijen (het ministerie van BZK, de Autoriteit woningcorporaties, het Waarborgfonds Sociale Woningbouw en Aedes).

De eerste fase van dVin1 is in januari 2020 afgerond. Een mooi moment om Cees Caro, de projectmanager van Hyras, aan het woord te laten over het project. Wat zijn de resultaten en heeft hij tips voor corporaties, die nog moeten beginnen met het geautomatiseerd aanleveren van de verantwoordingsinformatie?

Waarom bent u met de corporaties het project dVin1 gestart?

‘Standaardisatie en kwaliteitsverbetering van de informatievoorziening waren de belangrijkste doelen. Met de komst van RGS is een standaard ontwikkeld waardoor je cijfers met elkaar kunt vergelijken. De rapportage is ook van een hoge kwaliteit. Daarnaast kun je de rapportage met één druk op de knop versturen naar alle instanties waaraan je moet rapporteren. Een belangrijk onderdeel van de met de convenantpartijen afgestemde lastenverlichting.’

Hoe heeft u het aangepakt?

‘In het project dVin1 hebben de corporaties Ymere en Rochdale de reeds ingediende dVi 2018 nogmaals gemaakt, maar nu op basis van de nieuwe geautomatiseerde standaarden van RGS. Dat lukte niet in een keer, want de datakwaliteit was niet op orde. Ik durf de stelling wel aan dat dit bij veel corporaties het geval is. Bij de klassieke manier van rapporteren is dat niet zo erg, want dan kun je het aan de achterkant handmatig rechtzetten. Maar nu kom je niet meer weg met onvoldoende datakwaliteit. Wij zijn dan ook aan de slag gegaan met het verbeteren van onze data door de gegevens aan te vullen, steeds maar weer opnieuw tot de rapportage er volledig en geautomatiseerd uit kwam.’

Wat heeft het project opgeleverd?

‘Wanneer het RGS volledig is ingevoerd levert het een efficiëntere, effectievere organisatie op met betere gegevens. We weten nu wat er mogelijk is en hebben ervaringen opgedaan met RGS en Standard Business Reporting (SBR). Het is bijvoorbeeld straks eenvoudig een maandafsluiting te maken. Hiermee kun je bestuurders vaker informeren, zodat zij voortdurend kunnen bijsturen waar nodig. Zo ver zijn we nog lang niet, maar het draagvlak is er. De partijen gaan nu stap-voor-stap verder met het verbeteren van de datakwaliteit, de processen en de systemen.’

Heeft u tips voor corporaties die nog moeten starten?

‘Ja, de eerste die bij me opkomen zijn:

  • Zorg voor draagvlak in de organisatie. Betrek vanaf het begin de primaire afdelingen, maar vergeet ook niet ICT erbij te betrekken.
  • De projectleider moet iemand zijn met autoriteit in de organisatie. Hij/zij moet dingen voor elkaar kunnen krijgen.
  • Met kleine stappen kom je verder en begin in een proefomgeving, dan ervaar je wat er allemaal kan.

Maar het belangrijkste dat ik de corporaties wil meegeven: Denk na voor je begint, maar wees niet bang de eerste stap te zetten.’

De overhandiging van het door Aedes ontwikkelde Referentie Grootboek Schema aan Nico Overdevest in maart 2019 Overhandiging van het RGS aan Nico Overdevest (bestuurder Rochdale), de start van het project dVin1. Rechts op de foto staat Arjen Jongstra, bestuurslid van Aedes.

Meer informatie