Dossier

Mitros kijkt eerst naar het nut en dan naar de kosten

‘Geld mag niet de eerste reden zijn om iets wel of niet te doen. Vraag je af wat nodig is en vervolgens wat dat kost aan geld, mensen en tijd. Een investering kan elders geld opleveren’, zegt Daan Peters, manager ICT & Facility bij de Utrechtse woningcorporatie Mitros.

Peters heeft voorbeelden te over. Het begint al bij het kopje koffie dat hij zijn gast voorzet. ‘Toen we naar dit pand verhuisden hebben we geïnvesteerd in nieuwe koffieautomaten die ruim drie keer zo duur zijn als de oude, maar met vers gemalen koffie veel betere kwaliteit leveren. We betalen nu 58.000 euro per jaar. Omgerekend per medewerker is dat vijftig cent per dag. Medewerkers zijn tevredener en presteren beter. Daar heeft de huurder uiteindelijk ook belang bij.’ 

Wederzijds voordeel
Voor postzaken koos Mitros een partij die 25 procent goedkoper is dan de concurrent en in ruil daarvoor langer over de bezorging mag doen. Bij een nieuw schoonmaakcontract sloot Mitros een deal, waarbij het schoonmaakbedrijf korting verstrekte als ze mocht kiezen voor relatief rustige werktijden overdag. ‘Verlaging van de bedrijfslasten is geen heilig doel’, zegt Peters. Daarom hecht hij niet te veel waarde aan zijn scores op de Aedes-benchmark. ‘Per situatie kijken we wat voor ons de meest efficiënte oplossing is. We betalen natuurlijk liever geen cent te veel, maar de behoefte staat voorop.’ 

‘Wees niet te bang om in de buidel te tasten’, vervolgt Peters. Als voorbeeld noemt hij een ‘verkeerde bezuiniging’ op het schilderwerk, dat uiteindelijk duurder uitpakte omdat meer herstelwerkzaamheden nodig waren. 

‘Wij kopen bereikbaarheid’ 
Mitros heeft de inkoop van hardware uitbesteed aan een firma die de ontwikkelingen op de telefoniemarkt monitort. ‘Wij kopen bereikbaarheid’, zegt Peters. ‘Onze medewerkers moeten te allen tijde kunnen bellen, internetten en data kunnen binnenhalen. Die firma mag zeggen of en wanneer we van provider moeten wisselen. We hebben een contract voor drie jaar, dat daarna per maand opzegbaar is.’

Om intern bewuster om te gaan met de kosten van tablets, laptops en smartphones krijgt elke afdeling gedurende drie jaar budgettaire ruimte om (binnen grenzen) aan te schaffen wat ze willen. Peters: ‘We leggen de verantwoordelijkheid lager in de organisatie. Het effect is dat medewerkers bewuster omgaan met apparatuur. Er is nu zelfs sprake van onderbesteding.’

Poolauto’s
Voor de beschikbaarheid van bedrijfswagen bedacht Mitros ook een efficiënter systeem. Ze ontwikkelden een app waarmee medewerkers zich van vervoer kunnen verzekeren en de eerst beschikbare auto in gebruik kunnen nemen. Als ze de auto niet binnen een half uur ophalen, verloopt de reservering. Peters: ‘Nu kunnen we volstaan met elf auto’s terwijl we er eerst twintig hadden. En er worden meer ritten gemaakt. De investering van 8.000 euro in de benodigde software was binnen drie maanden terugverdiend.’

Tips

  • Laat geld niet je eerste drijfveer zijn om iets wel of niet te doen.
  • Durf contracten open te breken. 
  • Leg verantwoordelijkheden laag in de organisatie. Dat vergroot het kostenbewustzijn.
  • Maak gebruik van externe deskundigheid.
  • Onderhandelen met leveranciers is een kwestie van geven en nemen; probeer niet het onderste uit de kan te halen.